Vendég hozzászólás: Hogyan lehet CYA -t a munkahelyen
Nyilvántartás – Szórakozás, igaz? De: ez tényleg segíthet a munkahelyi fenekének fedezésében, amikor erre szükség van. Tehát hogyan szervez, fájl és egyébként nyomon tudja követni a találkozójegyzeteket, az e -maileket és a telefonhívásokat? A mai vendégbejegyzés néhány kivételes ajánlást hoz a Capitol Hill Style Belle – CHS -től a CYA -nál. Köszönet Belle -nek, hogy átadta ezeket az ötleteket (és üdvözlöm a blogot)!
A politikában végzett munka számos hasznos leckét tanított nekem, amelyek közül a legfontosabb a kivételes nyilvántartások vezetése volt. Mentem az e -maileket, leveleket, feljegyzéseket és találkozójegyeket, mert soha nem tudhatod, mikor lesz szükséged egy papír nyomvonalra. Tehát, amikor Kat arra kért, hogy írjak egy olyan bejegyzést, amelyben részletezik, hogyan lehet fedezni a seggét a munkahelyén, örültem, hogy kötelezem.
Kezdjük a CYA alapjával, jó nyilvántartásokkal:
Találkozási jegyzetek több mint 30 kicsi, spirálhoz kötött notebookom van, amelyek teljes karrieremre kiterjednek. Kívülről a munkára és a dátumra felcímkézik őket, pl. “Kongresszus. Május ’07- október ’07. ” A belső részben minden találkozóhoz, amely minden résztvevő nevével, a hovatartozásukkal és a beszélgetésünk részleteivel felcímkézi, megtalálja a találkozóit.
Ezek a jegyzetek nyilvántartása arról, amit mondtak, amit megígértek, és mi volt a találkozó eredménye. A pontos jegyzetek megtartása elősegíti a téves kommunikáció tisztítását, és segíti az emlékezet frissítését, mielőtt a következő találkozó előtt ugyanazokkal az emberekkel találkozik, függetlenül attól, hogy mennyi idő telt el az ideiglenes idő alatt.
A digitális korunkban szereplő e -mailek, ha egy szervezett beérkező levelek mappája van, elengedhetetlen a szakember sikeréhez. Először is, nem akarja elveszíteni valamit, amire később szüksége lehet, vagy elengedhetetlen egy kritikus levelezést. Másodszor, soha nem tudhatja, mikor a jó rekordok megőrzése mikor menti el a rejtekhelyet.
Az újraválasztási kampány során államom kormányzója erőteljesen ellenzi a BOSS-mal támogatott törvényjavaslatot. Képzelje el a kormányzó meglepetését, amikor az egyik munkatársam belépett a postaládájába, és kihúzott egy négyéves levelet, amelyet aláírt, és kifejezve a törvényjavaslat korábbi verziójának, amelyet most ellenezte. Az e -mail levette minket a védekezésről, és ráhelyezte.
Tehát hogyan kell megszerveznie az e -maileket? Nincs egyetlen módja annak, hogy összegyűjtsük a postaládáját, de szeretek megszervezni az enyémet évre (2014), majd kiadáson (veteránok ügyei), majd csoportonként (Nemzeti Gárda). Ha egy számla vagy egy kérdéssel kapcsolatos döntő munkát végezek, akkor megkapja a saját mappáját. Szeretem a színes e-maileket is a kék színben, a zöld színű, és a vitatott e-maileket, vagy olyan e-maileket is, amelyek ellenzik a vörös helyzetünket.
Telefonhívások
Az e -mailekkel ellentétben a telefonhívások homályos papírpályájuk van. Ez jó vagy rossz dolog lehet. Tehát egy nyitott szódokumentumot tartok a „Fontos hívások” című számítógépemen. Mint a találkozó megjegyzéseim, részletezi, hogy kivel beszéltem, amikor beszéltünk, mit tárgyaltunk, és mit oldottunk meg. Hasznos, ha a főnöke kéri a beszélgetés pontos lebontását.
A papírút elkerülése
A jó nyilvántartások megtartása kritikus. Segíthet a viták megoldásában, frissítheti emlékét a korábbi beszélgetésekről, és tartsa a teendők listáját. De mi van azokkal az időkkel, amikor nem akar papír nyomvonalat?
Szükség van egy beszélgetés kiszállítására a digitális birodalomból, ha az információkat meg kell osztani a nyilvántartásból, elnézést kell kérni, vagy amikor meg kell győződnie arról, hogy az, amit mondasz, nem lehet átadni egy alapvető módon Kattintson az Előre gombra.
Alapvetően, ha aggódik, hogy az, amit írni fog, akkor használható ellened, akkor rossz kezekbe kerüljön, vagy ártson a dolgozó projekten. nem. tedd. azt. írásban. Használja a legjobb megítélését, és ha kétségei vannak, a típus helyett a tárcsázást választja.
Telefonhívások vs e -mailek
De mi van, ha beszélgetést szeretne a nyilvántartásról, és az a személy, akivel beszél, telefonon hívja? Tegyük fel, hogy megpróbálja lezárni egy olyan személyzet kritikus jogszabályának támogatását, amelynek főnöke kevésbé megbízható. A munkatársak örömmel mondják el telefonon, hogy a főnöke a fedélzeten van, de valami sokkal konkrétabbra van szüksége. Szüksége van a papírútra. Írja be a nyomon követési e-mailt:
„Kedves John, nagyon köszönöm, hogy időt fordítottál arra, hogy felhívjon Smith Rep. H.R 529 támogatását. A főnököm annyira örömmel fogja tudni, hogy Smith képviselő a fedélzeten van. Yay szavazása olyan erős show lesz a kérdés iránti elkötelezettségéről. Még egyszer köszönöm minden kemény munkáját ebben a kérdésben, őszintén, Belle.
Persze, állíthatja, hogy soha nem mondta ezt. Tagadhatja, hogy bármit is ígért neked, de van egy dátum és időbélyegzött nyilvántartása a történet oldaláról.
Használjon telefonhívásokat és nyomon követési e-maileket óvatosan. Gyakran a telefonokba való felvétel ártalmatlan beszélgetést okozhat rejtettneknull